職務說明書（上）：說明書的第一句，寫的是你準備放掉什麼

你好，我是Summer

上週說這封要講AI員工的職務說明書怎麼寫。
內容比我想的多，拆成上下兩集，這封先講怎麼寫。

我說的AI員工，每一位都是只負責一件事的AI，時間到了，或我開口了，它就開始工作。
像是幫我做圖卡的、幫我整理長文的、每週幫我寫一篇AI新聞彙整的。每一位都有一份說明書，寫它要做什麼、不能碰什麼、做完交給誰。

寫這封之前，我把30份說明書一份一份翻出來看。
想找的是，寫得清楚的那幾份，到底清楚在哪裡。

翻完，我停在第一格。

30份裡，有23份的第一格，最後一句都是同一種話。
做圖卡那位寫的是：「輪播圖卡如期交出，視覺跟品牌一致，負責人不用自己排版做圖。」
整理長文那位寫的是：「負責人不用自己啃長文。」

我原本以為，說明書寫的是AI要做什麼。
翻完才發現，我真正寫下來的，是我不用再做什麼。

這兩句差很多。

AI要做什麼＆我不用再做什麼

「AI要做什麼」，打開任何一個AI，十秒鐘就寫得出來。
「我不用再做什麼」，你得先承認一件事：這件事，可以不是你做。

對很多老闆來說，這一句比整份SOP還難寫。
我自己也是。
那家開了十年的公司，有些事到現在，我還寫不出這一句。

很多人寫AI指令，第一句是「你是一位資深專家」。
好像把它的頭銜抬高，就比較敢把事情交出去。

華頓商學院2025年12月的研究，測了6個模型，加上這種專家身分，答案的正確率沒有變高。他們測的是研究所程度的知識題。
AI需要的不是頭銜，是你說清楚：它做完之後，你不用做什麼。

各家AI公司教人寫指令，走到最後也回到這裡。
微軟的官方寫法，第一個部分叫「目的」。
OpenAI的官方指南，建議從公司現成的SOP改起。
繞了一圈，都是一份給新人的職務說明書。

我公司的說明書固定七格

第一格就是那一句

一、負責結果：它做完之後，你不用自己做什麼。
二、輸入：它從哪裡拿到資料，什麼時候開始做。
三、知識：它照哪些規則做事，重要的直接寫進去，不要只放一個連結。
四、流程：第一步到最後一步，四到六步就好，沒東西可做的時候，叫它回報「沒有」，不要硬生一點出來。
五、輸出：交出什麼、放在哪裡、交給誰。
六、審核點：哪些事一定要你點頭。
七、指標：怎樣算做對，要數得出來，像做圖卡那位，退回重做每批不超過1次，才算合格。

第二格到第七格，都可以慢慢補。
第一格寫不出來，後面寫得再完整，都只是一張動作清單。

先給你一個能用的：

三步驟說明：
第一步，找出公司已經有的一份文件，給人看的職務說明書、SOP、客服回覆範本，哪一份都可以。
第二步，把下面這段貼給你在用的AI，兩個方括號換成你的內容。
第三步，它會一題一題問你沒寫到的地方，答完，把整理好的說明書存起來，每次請AI做這件事之前先貼給它。

七格寫完，一定會有幾格寫錯。
我30份說明書，每一份都改過，改最多的改了5次。

說明書的第一句

寫的是你準備放掉什麼

明天挑一件你每週都在做的事，試著把這句寫完：
這件事做完之後，我不用再自己＿＿。
寫得出來，它就可以交出去了。
寫不出來也沒關係，那代表你還沒準備好放手，這也是一個答案。

對了，如果你想看更多實際案例。

前陣子我去楊桃聊了一集，分享我怎麼把 AI 放進公司的工作裡，以及哪些事情開始不用再自己做。
這跟今天這封信講的是同一件事：
AI真正的價值，不是多做一點，是讓你少做一點。

▶ 看完整訪談：https://summerai.com.tw/HUOMC

下週想跟你聊：
說明書寫完之後，會在哪裡出錯。
我有一位AI員工，兩個多月沒交出一份紀錄，我去查，原因有三個，最後一個是我自己。

我們下週見。

Summer