你好，我是Summer
上週講職務說明書怎麼寫，這週講寫完之後。
如果你上週沒看到：說明書，就是你交代AI做事時給它的那份說明，我公司每一位AI員工都有一份。
10月初，我在看公司的健檢紀錄。
有一位AI員工，負責每個月1號、11號、21號，幫我檢查零用金表有沒有重複記帳、漏填發票號碼。它最後一次交件，停在7月22日。兩個多月，那張表沒有人檢查。而我完全不知道。
查下去，原因有三個：
第一個在說明書
它的說明書第五格「輸出」寫著：不寫入任何檔案或試算表。
這句的本意，是不要去動那張零用金表。可是後來我核准了一條新規定，要它每次檢查完留一份對帳紀錄。兩條放在一起，它照說明書做，就永遠交不出那份紀錄，這是一個真實的Bug。
第二個
8月1日那一次，它做到一半就停了，沒留下任何紀錄。
第三個
9月開始，它每一次都卡在同一個地方：等我按「允許」。
它沒有偷懶。它在等我。
這件事讓我想了很久。
人卡住了，會來找你：「老闆，這個我沒辦法。」
AI卡住了，多半就安安靜靜停在那裡，不催你，也不抱怨。
管人管久了，很容易把「沒聽到壞消息」當成「一切正常」。
這個習慣對人有用，因為人會喊。對AI，常常沒用。
哈佛商業評論2026年5月刊了一個實驗，找了1,200多位經理。
把AI標成「員工」的那一組，少抓到18%的錯，也比較不覺得錯是自己的責任。
看到這個數字，我想到的就是零用金那位。
我叫它員工，就以為有人在做。
回頭整理，說明書最常出錯的，是這三個地方：
一、兩份文件互相打架
就是零用金那份說明書，每一份單獨看都很合理，放在一起才發現，兩條不可能同時做到。
二、做法換了，說明書沒跟著改
我有一位負責算AI用量的，7月底換了計算方法，說明書前五格到現在還寫著舊的做法。哪天你要交接，或要檢查它做得對不對，拿到的會是一份過期的說明書。
三、多一道不需要的關卡
有一位幫我評估新點子的，說明書要它每次開始之前先問我。
三份提案就這樣卡著，等我回覆。後來我才看清楚，它問的是「可不可以花四小時寫一頁評估」，而那份評估開頭自己就寫著：還沒開工、沒花錢。這道關卡，等的也是我。
三個地方，看起來是三種錯。
其實是同一件事：說明書寫好之後，公司一直在變，說明書沒有跟著變。
連AI自己都在變。
微軟給自家AI助理的官方文件就寫：模型會自動更新，AI的表現會隨時間改變，需要精準的地方，指令要跟著調整。
各國的規範，也往同一個方向走。
歐盟的AI法要求高風險用途的AI，像招聘、信貸評分，要設計成人能監督、能叫停，2027年12月開始適用。
台灣的人工智慧基本法在2026年1月14日公布施行，各主管機關要在2028年1月前，訂出各自領域的規範。
這些主要管高風險的用途，一般拿AI寫文案、整理資料，我目前沒查到對應的具體規定，我不是律師，還是以主管機關公告為準。
法規寫的是「人能監督」。
但監督有一個前提：那個人真的有在看。
我公司每天有健檢，每週有稽核，它還是安安靜靜停了兩個多月。
所以我後來把這三個會出錯的地方，寫成一張檢查清單，每週日請一位員工照著，把每一份說明書跟實際交出來的東西對一遍。
先給你一個能用的
每個月挑一天，幫你最常用的那份說明書做一次健檢。
還沒有說明書的，就拿你最常貼給AI的那段指令來做。
第一步：準備三樣東西，說明書、跟這件工作有關的其他規定、AI最近交出來的三份東西。
第二步：貼給你在用的AI，用下面這段。
第三步：照它列出來的一處一處改，改完在說明書最下面記一行：日期、改了什麼、為什麼。
【貼上工作說明】【貼上其他規定，沒有就寫沒有】【貼上它最近交的三份東西】
請幫我檢查三件事，每一件都列出原文那一句：
一、有沒有兩條規定，不可能同時做到。
二、工作說明寫的，跟它實際交出來的，有哪裡對不上。
三、有沒有哪一道「先問我」的關卡，答案其實早就寫在別的地方。
只列出問題和原文，不要幫我改工作說明。找不到問題就說沒有，不要硬找。
零用金那位的說明書，到現在已經改了5次。
10月初，它也把漏掉的檢查補做完了。
AI不會喊，所以要有人去看。
明天打開你最常用的那個AI，看一下它上一次真的交東西給你，是哪一天。
職務說明書兩集到這裡。
下週開始，我每週給你一件辦公室裡最花時間的事，一封講一件。
第一件：開完會整理會議紀錄真的很花時間，能不能少花一點？
我們下週見
Summer