辦公室系列（一）：會議紀錄最花時間的不是打字，是一週後問「這件事誰要做？」

最早刊於電子報《夏天報一抱》．2026-10-22

你好，我是Summer～

上週說明書寫好之後，下一步是交給AI第一件事。

辦公室系列第一集：會議紀錄

寫這封之前，我拿自己開過的一場會，把逐字稿丟給AI，請它整理出決議和待辦。

AI很老實。沒講清楚的負責人和期限，它都標了「待確認」，沒有自己編，但它列了7條待辦。

我一條一條對回逐字稿，真正有人說「好，我來」的，只有1條。另外6條，是會議上有人提的建議：「這個可以考慮」「那個之後要討論」。

AI沒有做錯，那場會散會的時候，這6件事本來就沒有人認領，它只是照實寫了出來。

我們常以為，會議紀錄最花時間的是打字

其實最花時間的，是一週後回頭問：「這件事，當初是誰說要做的？」

開會的時候，有人說「這個要處理一下」，大家都點頭。點頭的人，很多時候都以為是別人要處理。

微軟研究團隊2026年6月發表了一篇論文，測AI回答會議內容的問題，用的是英文會議的逐字稿。

在他們找到的錯誤裡，最多的一種，是把模糊的話講得太肯定，占27.3%。另外，把還在討論的事講成已經決定，占13.4%。從一般的討論裡，自己推出誰負責、什麼時候交，占10.4%。

這些錯，人在會議上也天天在犯，AI只是把它寫成白紙黑字。

整理會議，我只交給AI兩件事：

一、把決定和待辦分開，每一條附上原話。
二、誰負責、什麼時候前做完，還是要人在散會前講清楚。

中文會議，工具要先看清楚。
Google Meet內建的Gemini會議筆記，目前支援8種語言，沒有中文。

Gemini Notebook，也就是原本的NotebookLM，2026年7月改了名字，可以直接上傳錄音檔，官方列的支援語言有繁體中文，單一檔案上限200MB。

中文會議的辨識品質，我還沒拿真的會議測過，第一次先拿十分鐘的錄音試。

錄音之前，先跟與會的人說一聲，Google自己的說明也這樣寫。
會議裡有客戶資料或薪資的，先想清楚能不能上傳到外部的服務。

別期待AI讓你少開會

微軟在大公司做過一個六個月的實驗，從2023年9月到2024年10月，用的是微軟自家的Copilot。

用的人，每週花在email上的時間少了大約兩小時，開會的時間卻沒有明顯改變。

會議少不了，因為對齊本來就是人的事。
AI能幫的，是把對齊的結果寫下來。

先給你一個能用的

第一步，開會前跟大家說一聲要錄音。會後把錄音上傳到Gemini Notebook，點開那個來源，就看得到轉好的文字，整段複製下來。已經有逐字稿，就跳過這步。

第二步，開一個AI對話，貼下面這段，再貼逐字稿，會議日期記得填。

第三步，待辦貼到群組之前，對一次每一條後面附的原話。不用整份讀，只對待辦那幾句，再請負責的人回一句「收到」。

這是一場會議的逐字稿，是語音辨識出來的，可能有錯字和不相干的雜訊。
會議日期：【填日期。沒填的話，不要把「明天」「下週」換成日期】
請整理成三段：
一、這場會決定了什麼：
只寫有人明確同意或拍板的事，沒有就寫「沒有明確決定」。
二、待辦，每一條寫誰負責、要做什麼、什麼時候前做完：
只列有人答應或被指派的事，單純的建議放第三段。
三、討論了但還沒決定的事：
沒講清楚的地方，像是沒說誰負責、沒說期限、聽不清楚的詞，標「待確認」，不要自己補。
每一條後面用括號附上逐字稿裡的原句，我要回頭對。

AI整理得再好，也補不回一場沒人認領的會。

下次開會的最後五分鐘，把每一件事念一遍，問一句：這件誰負責，什麼時候前。